Для начала – сценка из спектакля Аркадия Райкина. «Что ты сегодня сделал? Сколько ты сегодня сделал?» «А чего – сколько?» «Ну, вот того, чего ты должен, того и сколько!» «Кирпичей, что ли?» «Нет!» «Досок?» «Нет!» «Так чего сколько?» «Ну, вот того, чего ты должен, того и сколько!» «Вот вы сначала придумайте единицу измерения – чего, когда, кому и сколько, а потом приставайте!»
Тот, который так отвечает, не получил от своих руководителей однозначных указаний о своих обязанностях. Конечно, сценка граничит с идиотизмом, но это случается не так редко, как думается. Нестыковка действий различных работников приводит, по меньшей мере, к двум результатам. Первый – не делается то, что нужно. Второй – работники дублируют друг друга.
Чтобы это не происходило, пишут должностные инструкции. Там, где численность персонала невелика, можно обойтись и без инструкций, или инструкции будут минимальны по объему.
По мере роста организации появляется необходимость разграничить действия работников и (или) подразделений. Это нужно, чтобы каждый или каждое отвечало за результат своей работы и чтобы работники или подразделения не сталкивались лбами при выполнении указаний руководства.
Должностные инструкции составляются, в основном, для работников, выполняющих повторяющиеся действия: оформление документов, предоставление отчетности.
Как пример – инструкция по оформлению брака на производстве. Это не совсем персональная инструкция, скорее коллективная, в которой оговариваются действия всех заинтересованных: контролера, технолога, конструктора, начальника технологического бюро, мастера, рабочего, инженера по труду и зарплате и так далее.
Как это может выглядеть:
«1. Обязанности контролера. При выявлении отклонений от чертежа контролер обязан составить акт о браке (форма прилагается), зарегистрировать его и передать на рассмотрение контрольному мастеру.
2. Обязанности контрольного мастера. Контрольный мастер обязан поставить в известность об отклонении производственного мастера и технолога, подписать акт о браке и передать его на подпись технологу».
И так далее, до бухгалтерии, которая считает потери от брака в денежном выражении.
В небольших организациях должностные инструкции пишут сами руководители (или они поручают своим работникам в письменном виде очертить круг обязанностей). В крупных организациях может быть штатный разработчик таких инструкций или создано подразделение (бюро, отдел).
Очевидно, что если существуют фирмы, специализирующиеся на составлении такого рода документов, лучше всего воспользоваться их услугами. При кажущейся простоте процесса это может оказаться не по силам неспециалисту.
Составление должностных инструкций по сути – элемент научной организации труда (НОТ). Классический пример из пособий по НОТ, когда простейшие изменения приводят к ощутимому повышению эффективности. Один фермер, порядком уставший от своих усилий получить достаточную (по его мнению) прибыль, обратился за консультацией. Специалист приехал, дня три ходил за фермером, потом сказал ему: «Вилы переставь из этого угла в другой, лопату поставь здесь, тачку здесь не ставь, ей место в том углу».
Фермер ждал чего-то другого, не настолько мелочного, но рекомендации выполнил. И получил то, что хотел: стал меньше уставать и получил увеличение прибыли.
Аналогичные элементарные действия могут быть зафиксированы в должностных инструкциях: это делать так, это не делать совсем, это передать кому-то, здесь принять решение, а в этом случае – передать на рассмотрение по инстанциям.
Возможно, придется потратить больше времени на формулировку пунктов инструкций, чем это может показаться в начале работы, но четкость в распределении обязанностей – залог успешности любой, даже самой маленькой организации.